LA GESTIONE DELLA POSTA E DEL PROTOCOLLO NEGLI ENTI PUBBLICI: DAL TIMBRO AL CODICE A BARRE

Data: 
19 Febbraio 2010
Orari: 
9,30-13,30 e 14,30-16,30
Città: 
PADOVA
Indirizzo: 
Centro Conferenze "Alla Stanga" (Piazza Zanellato, 21 )
Docente: 
dott.ssa FRANCA CECCATELLI, Responsabile P.O. "Corrispondenza e notifiche" del Comune di Firenze
Destinatari: 
Responsabili della Segreteria generale; Responsabili ed addetti degli Uffici posta in partenza e posta in arrivo-protocollo; Segretari comunali.
Obiettivi: 
dopo una rapida "carrellata" sulle scarse indicazioni normative esistenti il corso intende fornire concrete proposte e suggerimenti sull'organizzazione degli uffici in esame, a cominciare dall'introduzione del protocollo informatico -che consentirà di risparmiare tempo e carta nella trasmissione dei documenti, innanzitutto a livello interno, ma anche con le altre Pubbliche Amministrazioni e con i cittadini. Oltre alla proposizione di nuove forme organizzativo-gestionali della posta in partenza, verranno presentate soluzioni tecnologiche avanzate per la consegna della posta stessa, nonché discusso un capitolato-tipo.Ampio spazio sarà lasciato ai quesiti dei partecipanti i quali possono presentare preventivamente alla Segreteria EBIT (ebit@infoebit.com) domande, moduli, documenti, ecc., che saranno discussi nel corso della giornata.
Premessa: 
Gli uffici posta in partenza e posta in arrivo-protocollo sono presenti in ogni struttura, pubblica o privata, poiché obbediscono all'esigenza primaria di ogni organizzazione di comunicare con l'esterno, esigenza che si porta dietro l'altrettanto fondamentale necessità di reperire in maniera semplice, sicura e veloce i documenti  inviati e ricevuti attraverso, innanzitutto, la registrazione e poi l'archiviazione.
Scarse le indicazioni normative in materia: il T.U. in materia postale (D.P.R. 156/1973), il D.Lgs. 261/1999, gli artt. 51 e seguenti del D.P.R. 445/2000 sul protocollo informatico. Succede quindi abbastanza spesso che gli uffici preposti vengano percepiti come una specie di "fastidio necessario", ai quali assegnare, talvolta, o il personale  riconvertito da altri profili o quello a cui non si sa che compiti assegnare.
Al contrario, questi uffici possono rappresentare una concreta sfida nel senso dell'innovazione se gli enti sapranno indirizzarsi verso soluzioni non tradizionali, che concilino la migliore allocazione del personale con la buona qualità del servizio.
Programma: 
1. La situazione attuale degli Uffici posta in arrivo - posta in partenza - protocollo:
  • personale addetto,
  • risorse finanziarie,
  • strumenti tecnologici,
  • gestione contabile;
  • organizzazione,
  • come arriva la posta all'ufficio posta in partenza,
  • come viene smistata e registrata la posta in arrivo.

2. Inquadramento normativo:

  • protocollo: D.P.R. 445/2000 artt. 51 e seguenti: il protocollo informatico, la gestione documentale, la posta elettronica, la PEC, il titolario di classificazione, i "ruoli";
  • posta: D.Lgs. 261/1999 e T.U. postale (nella parte non abrogata)

3. Proposte organizzative:

a) permanenza dell'attività in house:

  • miglioramenti organizzativi del flusso dei documenti
  • informatizzazione del protocollo
  • nuovo modello organizzativo a seguito dell'introduzione del protocollo informatico
  • consegna diretta della posta ai vari uffici dell'ente da parte del portalettere (se dislocati in varie parti del Comune)

b) esternalizzazione della attività legate alla posta in partenza:

  • attività esternalizzabili ed attività non esternalizzabili
  • gara o affidamento diretto? Procedura aperta o ristretta? Aggiudicazione col prezzo più basso o in base all'offerta economicamente più vantaggiosa?
  • elementi da inserire nel capitolato per l'esternalizzalizzazione delle attività della posta in partenza
  • esame di un fac-simile di capitolato.
Titoli rilasciati: 
A tutti i partecipanti verrà rilasciato l’attestato di partecipazione. Se espressamente previsto nel singolo corso, al dipendente che supererà positivamente (test facoltativo) la prova di verifica finale dell’apprendimento verrà altresì rilasciato un attestato di profitto, che sarà certificato da EBIT al termine del corso.
Accreditamenti: 
EBIT è una organizzazione con sistema di gestione qualità UNI EN ISO 9001:2008 attestato da Certiquality.
Quota individuale di partecipazione: 
Corsi di 1 giorno: € 350,00 + Iva 20%; corsi di 2 giorni: € 700,00 + IVA 20%; corsi di 3 giorni: € 1.050,00 + IVA 20% (Iva esente per gli Enti Pubblici ai sensi dell'art. 14, comma 10, della legge n. 537/93). Le spese bancarie sono a carico dell’Ente partecipante. La quota include il materiale didattico ed il coffee break.
OFFERTA: 
ogni 2 iscritti il terzo è GRATIS!
Note operative: 
E' possibile iscriversi fino a 5 giorni lavorativi prima dell'inizio del corso. In caso di iscrizione sarà fatturata l'intera quota di partecipazione qualora non pervenga disdetta scritta entro il suindicato termine. E' comunque consentito sostituire i partecipanti in ogni momento. Una settimana prima del seminario sarà data conferma o disdetta dello stesso.
Modalità di pagamento: 
  1. Bonifico bancario intestato a EBIT s.r.l., c/c n. 000012312351, Banca di Roma, Viale degli Studenti, 1/G Filiale di Lecce, ABI 03002, CAB 16004, CIN N, IBAN IT92N0300216004000012312351 (nella causale indicare sempre il numero della fattura; se il pagamento viene effettuato prima del corso indicare nome Ente e nominativi dei partecipanti)
  2. Assegno bancario non trasferibile intestato a EBIT s.r.l., Viale della Libertà n. 197/A – 73100 Lecce (LE)
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Corso in House: 

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Chi organizza: 
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