LA GESTIONE DELLA POSTA E DEL PROTOCOLLO: DAL TIMBRO AL CODICE A BARRE
dopo una rapida "carrellata" sulle scarse indicazioni normative esistenti il corso intende fornire concrete proposte e suggerimenti sull'organizzazione degli uffici in esame, a cominciare dall'introduzione del protocollo informatico -che consentirà di risparmiare tempo e carta nella trasmissione dei documenti, innanzitutto a livello interno, ma anche con le altre Pubbliche Amministrazioni e con i cittadini. Oltre alla proposizione di nuove forme organizzativo-gestionali della posta in partenza, verranno presentate soluzioni tecnologiche avanzate per la consegna della posta stessa, nonché discusso un capitolato-tipo.
Gli uffici posta in partenza e posta in arrivo-protocollo
sono presenti in ogni struttura, pubblica o privata, poiché obbediscono
all'esigenza primaria di ogni organizzazione di comunicare con l'esterno,
esigenza che si porta dietro l'altrettanto fondamentale necessità di reperire
in maniera semplice, sicura e veloce i documenti inviati e ricevuti attraverso, innanzitutto,
la registrazione e poi l'archiviazione.
Scarse le indicazioni normative in materia: il T.U. in
materia postale (d.P.R. 156/1973), il D.Lgs. 261/1999, gli artt. 51 e seguenti
del d.P.R. 445/2000 sul protocollo informatico. Succede quindi abbastanza
spesso che gli uffici preposti vengano percepiti come una specie di "fastidio
necessario", ai quali assegnare, talvolta, o il personale riconvertito da altri profili o quello a cui
non si sa che compiti assegnare.
Al contrario, questi uffici possono rappresentare una
concreta sfida nel senso dell'innovazione se gli enti sapranno indirizzarsi
verso soluzioni non tradizionali, che concilino la migliore allocazione del
personale con la buona qualità del servizio.
La situazione attuale degli Uffici posta in arrivo - posta in partenza - protocollo:
-
personale addetto,
-
risorse finanziarie,
-
strumenti tecnologici,
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gestione contabile;
-
organizzazione,
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come arriva la posta all'ufficio posta in partenza,
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come viene smistata e registrata la posta in arrivo.
Inquadramento normativo:
-
protocollo: d.P.R. 445/2000 art. 51 e seguenti
-
posta: D.Lgs. 261/1999 e T.U. postale (nella parte non abrogata)
Proposte organizzative:
a)
permanenza dell'attività in house:
-
miglioramenti organizzativi del flusso dei documenti
-
informatizzazione del protocollo
-
nuovo modello organizzativo a seguito dell'introduzione del protocollo
informatico
-
consegna diretta della posta ai vari uffici dell'ente da parte del portalettere
(se dislocati in varie parti del Comune)
-
l'autoprestazione (art. 8 D.Lgs. 261/1999)
b) esternalizzazione della attività legate alla posta in partenza:
- attività esternalizzabili ed attività non
esternalizzabili
- gara o affidamento diretto? Procedura aperta
o ristretta? Aggiudicazione col prezzo più basso o in base all'offerta
economicamente più vantaggiosa?
-
elementi da inserire nel capitolato per l'esternalizzalizzazione delle attività
della posta in partenza
-
esame di un fac-simile di capitolato
-
esame dei documenti da predisporre per la gara
-
nuove modalità di consegna della posta.
I partecipanti possono inviare in anticipo quesiti, osservazioni e documenti che verranno esaminati e discussi in sede di corso.
- Bonifico bancario intestato a EBIT s.r.l., c/c n. 000012312351, Banca di Roma, Viale degli Studenti, 1/G Filiale di Lecce, ABI 03002, CAB 16004, CIN N, IBAN IT92N0300216004000012312351 (nella causale indicare sempre il numero della fattura; se il pagamento viene effettuato prima del corso indicare nome Ente e nominativi dei partecipanti)
- Assegno bancario non trasferibile intestato a EBIT s.r.l., Viale della Libertà n. 197/A – 73100 Lecce (LE)
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